Banques de temps : Unités

Sur cette page

• Introduction
• Jours versus Heures
• Conversion entre Jours et Heures
• La fonction HRSPDY()
• Employés à temps partiel
• Banques en unités Temps et Dollars

Introduction

Chaque banque de temps (1-9) peut être en :

• heures

• jours

• dollars

• heures et dollars

• jours et dollars Les banques de temps utilisant les doubles unités sont plus compliquées à gérer, mais permettent beaucoup plus de possibilités.
  Peu importe l'unité sélectionnée pour une banque, celle-ci s'appliquera à la banque de tous les employés et pour tous les plans concernés. Par exemple, si vous désirez une banque de vacances en jours pour une certaine catégorie d'employés et une en heures pour une autre, vous devez utiliser deux différentes banques; 1-Vacances heures, 2-Vacances jours. Toutes les deux étant une banque du même type, c'est-à-dire Vacances. Si plus tard vous voulez changer l'unité pour une banque quelconque, le personnel de Umana R/H et Paie se fera un plaisir de le faire pour vous. Ce n'est pas un procédé simple et cela implique le changement de votre historique, de vos règles et exige certaines autres modifications.
     Comme ce procédé est hasardeux, il est important de bien choisir l'unité à la création des banques.

Jours versus Heures

Pour les banques dans lesquelles les dépôts et les retraits sont faits en temps, l'unité pourra être en jours ou en heures. Les différences les plus importantes entre les unités Jours et Heures se situent au niveau de :

• l'affichage de la banque de temps d'un employé

• le fonctionnement de la banque lorsque l'horaire d'un employé change. Les autres différences sont de moindre importance, étant donné qu'il est très facile de convertir les jours en heures, et vice-versa, afin de les imprimer dans les rapports ou les talons de paie.

En général

• Les banques de temps en heures sont plus précises et plus utiles pour les employés payés à l'heure et pour les employés sur horaires rotatifs - particulièrement ceux qui ne travaillent pas le même nombre d'heures à chaque jour.

  • Un employé qui travaille 40 heures/semaine et qui a 40 heures (équivalent à 5 jours) accumulées dans sa banque de temps, aura toujours 40 heures dans celle-ci même après avoir changé d'horaire de 40 à 35 heures. Ce sera alors équivalent à 5.71 jours. Les banques de temps en heures sont aussi plus faciles à comprendre et par le fait même plus faciles à expliquer aux employés sur horaires rotatifs ou sur horaires irréguliers.

• Les banques de temps en jours sont surtout utiles aux employés qui peuvent passer d'un horaire 8 heures/jour à un autre de 7 heures/jour et qui doivent garder un nombre constant de jours dans leurs banques de temps.

  • Un employé qui travaille 40 heures/semaine et qui a 5 jours (équivalent à 40 heures) accumulés dans sa banque, aura toujours 5 jours dans celle-ci même après avoir changé d'horaire de 40 à 35 heures. Ce sera alors équivalent à 35 heures. Donc, vous voyez, de par ces exemples, l'impact d'entrer les données en jours ou en heures.

Conversion entre Jours et Heures

Pour les banques de vacances, vous aurez probablement à convertir les heures en jours ou les jours en heures. Ceci parce qu'habituellement, les dépôts de droits de vacances se font en jours (2 semaines = 10 jours, 3 semaines = 15 jours, etc.) et que les retraits se font en heures (par des transactions dans l'Assiduité Détail). Si une banque de temps est en jours, alors Umana R/H et Paie convertit automatiquement les transactions de dépôts et de retraits-saisies en heures dans l'Assiduité Détail en jours. Pour ce faire, le nombre d'heures de la transaction est divisé par la moyenne d'heures équivalentes au temps plein par jour (ETP) pour l'employé — même si cet employé est à temps partiel. Pour le calcul des droits, votre formule doit produire un nombre de l'unité propice. Par exemple, si votre banque est en heures et que vous désiriez donner 2 semaines (ou 10 jours) de vacances à vos employés à temps plein, vous devrez alors convertir les 10 jours en heures. La fonction HRSPDY() vous retournera la moyenne d'heures par jour (ETP) que vous multiplierez par le nombre de jours.

Banques de temps : UnitésLa fonction HRSPDY()

Le module Banques de temps utilise la formule HRSPDY(PersId, effective-date, .t.) pour obtenir le nombre d'heures par jour (ETP). Vous devez également utiliser cette fonction pour le calcul des droits pour les banques de temps.

Exemples

La fonction HRSPDY() s'effectue très bien, mais en certaines circonstances non standards, le résultat obtenu peut être un peu surprenant. Voyons quelques exemples.

• Jo travaille 40 heures/semaine, 8 heures par jour du lundi au vendredi. La fonction HRSPDY() divise les 40 heures/semaine par 5 jours/semaine et retourne 8 heures/jour. Parfait.
• Sam travaille également 40 heures/semaine, mais 10 heures le lundi et mardi et ne travaille pas le vendredi. Alors, la fonction HRSPDY() retourne 8 heures/jours pour lui aussi. Cela semble étrange, mais vous verrez que le résultat est bon.
  • Si la banque de vacances est en heures et que Sam ait droit à 2 semaines (10 jours) de vacances au début de l'année, tout comme Jo, le système aura déposé 10 jours X 8 heures/jours = 80 heures dans sa banque de vacances.
  • Si la banque de vacances est en jours, le système aura déposé 2 semaines (10 jours) dans sa banque de vacances au début de l'année. C'est bien cela! Lorsque Sam prend lundi de vacances, il a droit à 10 heures, ce qui est l'équivalent de 1.25 jour. S'il prend également mardi, mercredi et jeudi, il aura pris 4 X 1.25 jours - une semaine pleine, comme ça devrait être le cas.
• Rita travaille 7 heures par jour, du lundi au vendredi, et 5 heures le samedi. Elle travaille aussi 40 heures par semaine et a droit à 2 semaines (40 heures) de vacances par année. Idéalement, sa banque sera en heures. Lorsqu'elle prend lundi de vacances, 7 heures sont retirées de sa banque; lorsqu'elle prend samedi de vacances, 5 heures sont retirées. Si elle prend une semaine de vacances, 40 heures seront retirées. Si la banque est en jours, 7 heures sont l'équivalent de 7/8 (.875) jours. Ses 5 heures du samedi comptent pour 5/8 (.625) jours. Faites le total et vous aurez 5 jours pour une semaine. Maintenant, dans le cas de Rita, si vous considérez une journée de vacances prise le samedi comme équivalente à une journée de vacances prise le lundi, vous devrez personnaliser la fonction HRSPDY(). Mais, réfléchissez bien aux conséquences de cette décision.

Employés à temps partiel

• Prenez le cas de Marie, qui travaille à mi-temps, 4 heures par jour du lundi au vendredi. Donc, sa semaine de travail est de 20 heures. Supposons qu'elle ait droit à 2 semaines de vacances par année. Comment allons gérer sa banque de temps?
  • Lorsque la banque de temps est en heures, c'est simple : elle a droit à 20 heures par semaine, 2 semaines de vacances par année, donc 40 heures. Après avoir travaillé à mi-temps pendant une année, elle a droit à seulement la moitié des vacances des employés à temps plein. Ceci correspond aux normes du travail du Canada. Si elle devient employée à temps plein, elle aura toujours 40 heures dans sa banque de vacances, acquis de l'année précédente lorsqu'elle était à mi-temps, mais ce sera l'équivalent à 1 semaine de vacances seulement. Dans Umana R/H et Paie, ceci est en partie géré automatiquement. Lors du dépôt des droits pour l'employée dans sa banque de vacances, les droits normaux (2 semaines = 10 jours) sont convertis à 20 heures au lieu de 40.
  • Lorsque la banque de temps est en jours, la même logique est observée. La banque de Marie doit contenir 5 jours après le dépôt de ses droits, mais ce sera l'équivalent de 5 jours à temps plein. Si elle devient employée à temps plein, elle aura seulement 5 jours. Vous pouvez voir, d'après cet exemple, que les banques de temps en jours doivent être en jours entiers. Lorsque Marie prend une journée de vacances, c'est 4 heures. Ces 4 heures sont converties en jour et soustraites de sa banque de temps. Le système divise ses 4 heures par HRSPDY() = 8, parce que l'équivalent au temps plein de Marie est de 8 heures par jour, la fonction HRSPDY() retourne 8. Alors 4 heures divisées par 8 heures/jour = ½ jour. C'est bien. Comme ce n'est pas simple, ajoutons encore une complication. Supposons que Marie, dans l'exemple précédent, décide de changer d'horaire pour 10 heures par jour à 2 jours seulement par semaine, lundi et mardi. Ses heures/semaine seront toujours égales à 20 et par ce fait, sa moyenne d'heures par jour sera de 4. Le solde de sa banque de 5 jours reste inchangé. Mais lorsqu'elle prend une journée de 10 heures de vacances, son solde diminuera de 10 / 8 (1.25) jour. En 2 semaines de vacances, elle prendra 4 jours de 10 heures, réduisant sa banque de 4 X 1.25 (5 jours), qui est en fait ses 2 semaines de droits de vacances. Donc tout cela fonctionne très bien. Le système Umana gère les employés à temps partiel en ajustant leurs droits de vacances au pourcentage du temps plein travaillé. Donc un employé à mi-temps aura 2 semaines de vacances, ou 10 heures équivalentes au temps plein par jour (ETP) X 50% = 5 jours. Si la banque de temps est en heures, ce sera multiplié par HRSPDY(), qui est le nombre d'heures qu'un employé à mi-temps travaille pour 2 semaines.

Rapports

Vous pouvez également utiliser HRSPDY(0, , .t.) comme multiplicateur ou diviseur dans les rapports pour imprimer les heures, même si la banque est en jours. Par exemple, si votre banque de vacances est en heures et que vous désiriez imprimer le nombre de jours utilisés cette année, utilisez l'expression suivante :
Timesum.TS_TAKEN / HRSPDY(0, , .t.).

* [plan de banque de temps](_0P40MO4BP.htm) vous laisse déterminer le taux auquel l'employé sera payé lorsqu'il reprendra du temps de sa banque. Dans ce cas, le meilleur scénario est de payer l'employé au taux horaire égal au taux moyen de chaque heure de la banque. Dans notre exemple, l'employé a 3 heures et $57 dans sa banque. Comme le taux moyen des heures est de $19, il pourra prendre jusqu'à 3 heures à $19 de l'heure. Quoique les banques de temps supplémentaire soient le meilleur exemple de banques utilisant les doubles unités, vous pouvez quand même utiliser les doubles unités pour n'importe quelle autre banque de temps. Même les banques de vacances. Ce qui signifie que vous devez indiquer au système comment calculer les droits des deux unités, temps et dollars. L'option la plus simple est de spécifier les droits en jours et laisser le système utiliser le taux courant pour calculer l'équivalent en dollars. Vous pouvez également spécifier des calculs séparés pour les jours et les dollars.