Feuille de temps : Concept

De façon régulière, tous les employés, y compris les gestionnaires, doivent compléter une feuille de temps pour signifier les heures travaillées ou d'absences de même que les primes sur une base quotidienne. Cette information est acheminée à la paie selon un cheminement qui implique différents niveaux de contrôle.

* Il est à noter qu'il est possible de diriger le contrôle de certaines étapes vers une autre personne lorsque nécessaire. ## Étapes du cheminement de la feuille de temps Le cheminement de la feuille de temps se fait en plusieurs étapes. > ### Saisie de la feuille de temps > L'employé doit saisir sa feuille de temps. > > Pour le niveau de contrôle [Employé](#employé), la fenêtre de saisie [Feuille de temps - employé](_1E90I8FTN.htm) est utilisée. > > Pour les autres [niveaux de contrôle](#contrôle), la fenêtre de saisie **Feuille de temps - lot** est affichée. > > ### Signature de la feuille de temps > L'employé doit signer sa feuille de temps lorsque l'information est complète. Après la signature, il est impossible pour l'employé de modifier la feuille de temps. Elle est disponible pour fin de consultation seulement. > > Toutefois, tant que la feuille de temps n'a pas été reportée, les personnes responsables du contrôle de cette feuille de temps peuvent retirer la signature de l'employé. Il est à noter que ces derniers peuvent aussi signer la feuille de temps de l'employé. > > >   Lors de l'inscription ou du retrait de la signature par une personne autre que l'employé lui-même, un courriel est automatiquement envoyé à l'employé pour l'aviser que sa feuille de temps a été signée ou que sa signature a été retirée. Si l'employé n'a pas d'adresse de courriel dans son dossier, le courriel est envoyé à son gestionnaire. Un courriel complémentaire est aussi préparé et l'expéditeur peut le compléter et l'envoyer s'il le désire. > > ### Validation de la feuille de temps > Les personnes responsables du contrôle de la feuille de temps de l'employé peuvent visualiser les feuilles de temps des employés soit sur une base individuelle avec la [Feuille de temps - employé](_1E90I8FTN.htm) ou globalement avec la **Feuille de temps - Lot**. > > Selon le résultat de la validation, des modifications peuvent être nécessaires. Il est alors possible de retirer la signature et de faire apporter des corrections par l'employé ou d'effectuer directement les modifications. > > ### Report de la feuille de temps > Une fois le contenu des feuilles de temps des employés validé, il est possible d'approuver et reporter le contenu de la période; les transactions sont alors générées pour être transférées vers l'assiduité. > > Un gestionnaire ne peut pas reporter sa propre feuille de temps sauf si l'option **Sans approbation** a été cochée dans son [dossier](_0N70U0ZIG.htm). Chaque gestionnaire est aussi l'employé d'un gestionnaire qui le supervise et qui reporte ses feuilles de temps. > > C'est au moment du report que les transactions d'assiduité sont générées, le centre de responsabilité (CR) est alors assigné à partir du CR inscrit dans le dossier de l'employé sauf si un CR spécifique a été indiqué au niveau des informations supplémentaires d'une transaction de feuille de temps. > > De la même façon, le corps d'emploi est généré à partir de celui indiqué dans le dossier de l'employé sauf si un corps d'emploi spécifique est indiqué par l'employé au niveau des informations supplémentaires d'une transaction de feuille de temps. > > L'assiduité générée au moment du report peut également contenir un code de statistique et un code de distribution. Ce dernier a pour but de spécifier des codes comptables particuliers et/ou des codes extra-comptables. > > Les mouvements sont aussi consultés. L'imputation des heures d'un employé qui a changé de centre de responsabilité durant la période de paie se fera convenablement, selon les dates de transactions de la feuille de temps et la date du mouvement. Le CR et les codes de distribution renseignés au niveau des informations supplémentaires ont préséance lors de l'imputation. > > Au moment du report, **toutes** les feuilles de temps des employés du gestionnaire doivent être signées. Une fois le lot reporté, on ne peut plus modifier les feuilles de temps; des modifications sont possibles via le module [Assiduité détail](_0Q5186U1D.htm) mais ces modifications ne viennent pas affecter les feuilles de temps. > > ## Niveau de contrôle (rôles) > Cinq profils ont été identifiés dans le processus entourant le cheminement de la feuille de temps. > > > ### Employé > > L'employé a la responsabilité de saisir et de signer sa feuille de temps et n'a accès qu'à sa propre information. > > > > Les remplaçants d'un employé peuvent être : > > > > > * Le [gestionnaire](#gestionnaire) de l'employé. > > > * Un [valideur](#valideur) ou un [coordonnateur](#coordonnateur) désigné par le gestionnaire de l'employé. > > > * Un [paie-maître](#paie). > > > > ### Gestionnaire > > Le gestionnaire a la responsabilité de contrôler et de reporter les feuilles de temps de ses employés. Il a accès à toute l'information de ceux-ci et peut la modifier. > > > > >   Un gestionnaire ne peut pas reporter sa propre feuille de temps sauf si l'option **Sans approbation** a été cochée dans son [dossier](_0N70U0ZIG.htm). En général, chaque gestionnaire est aussi l'employé d'un gestionnaire qui le supervise et qui reporte ses feuilles de temps. > > > > Un gestionnaire n'a pas accès à la feuille de temps d'un employé pour lequel l'option **contrôlé par le paie maître** a été cochée dans son [dossier](_0N70U0ZIG.htm). > > > > Les remplaçants d'un gestionnaire peuvent être : > > > > > * Un autre employé, idéalement un employé occupant un poste de gestion. > > > * Un [paie-maître](#paie). > > > > > > Le gestionnaire peut aussi désigner une ou plusieurs personnes pour l'assister dans ses tâches de contrôle. Un assistant peut contrôler les feuilles de temps des employés d'un gestionnaire mais il ne peut pas les reporter. Les assistants d'un gestionnaire peuvent être : > > > > > * Un [valideur](#valideur). > > > * Un ou des [coordonnateurs](#coordonnateur). > > > > ### Valideur > > Cet employé désigné par un gestionnaire a la responsabilité de valider les feuilles de temps des employés pour le gestionnaire. Cette validation permet la modification du contenu des feuilles de temps mais pas le report de celles-ci. > > > > >   Il est à noter qu'une même personne peut être valideur pour plusieurs gestionnaires. > > > > > > Il peut aussi saisir la feuille de temps du gestionnaire qui l'a désigné si ce dernier peut reporter sa propre feuille de temps. > > > > Les remplaçants d'un valideur peuvent être : > > > > > * Le [gestionnaire](#gestionnaire) qui a désigné le valideur. > > > * Un [paie-maître](#paie). > > > > ### Coordonnateur > > Cet employé désigné par un gestionnaire a la responsabilité de valider les feuilles de temps de certains employés du gestionnaire. Cette validation permet aussi la modification du contenu des feuilles de temps mais pas le report de celles-ci. > > > > >   Un coordonnateur est un employé sous la responsabilité du gestionnaire. > > >   Il est important de noter qu'un employé ne peut pas être gestionnaire et coordonnateur en même temps. > > > > > > Pour chacun des coordonnateurs, il est nécessaire d'indiquer les employés sous sa supervision. > > > > Les remplaçants d'un coordonnateur peuvent être : > > > > > * Le [valideur](#valideur) désigné par le gestionnaire du coordonnateur. > > > * Le [gestionnaire](#gestionnaire) qui a désigné le coordonnateur. > > > * Un [paie-maître](#paie). > > > > ### Paie-maître > > Le paie-maître a la responsabilité de contrôler et de reporter les feuilles de temps des employés pour lesquels l'option **contrôlé par le paie maître** a été cochée dans leur [dossier](_0N70U0ZIG.htm). Il a accès à toute l'information de ceux-ci et peut la modifier. > > > > >   En fait, ce rôle est habituellement utilisé pour permettre de saisir les feuilles de temps des employés qui sont en absence longue durée. Dans ce cas-ci, le paie-maître a aussi la responsabilité de saisir et de signer la feuille de temps de l'employé puisqu'il est le seul a y avoir accès. > > > > > > De plus, le paie-maître a la possibilité de contrôler et de reporter les feuilles de temps des employés de n'importe quel [gestionnaire](#gestionnaire) ou [coordonnateur](#coordonnateur). > > > > Le remplaçant d'un paie-maître peut être : > > > > > * Un autre paie-maître.