Feuille de temps Lot : Fenêtre de saisie

Vous accédez à la Feuille de temps par :

le menu principal Données | Assiduité, Paie brute | Feuille de temps...
la barre de raccourcis Paie | Feuille de temps... L'écran d'accueil affiche la période de paie courante. Toutefois, l'utilisateur peut sélectionner une période future ou une période antérieure. Pour les niveaux de contrôle autres que Employé, les options suivantes sont disponibles :

• Saisir ma feuille de temps : l'utilisateur a alors accès à la fenêtre de saisie Feuille de temps - employé lui permettant de compléter sa propre feuille de temps.

  • Approuver ou valider un des lots suivants : l'utilisateur a alors accès à la fenêtre de saisie Feuille de temps - lot lui permettant de traiter les feuilles de temps temps des employés sous sa responsabilité.

    Il est à noter que les options varient selon le rôle de l'employé :

  • Valideur : employés de nom du gestionnaire qui l'a désigné (validation).
    • Coordonnateur : employés que je supervise.
    • Gestionnaire : mes employés.
    • Remplaçant d'un gestionnaire : employés de nom du gestionnaire qui l'a désigné (approbation).
    • Paie-maître : lot spécial du paie-maître et employés d'un autre gestionnaire.

Feuille de temps - lot

Les personnes responsables du contrôle des feuilles de temps peuvent visualiser :

• les feuilles de temps des employés soit sur une base individuelle avec la Feuille de temps - Employé en cliquant sur l'onglet de gauche ;
  • la liste des employés dont ils ont la responsabilité avec la Feuille de temps - Lot en cliquant sur l'onglet de droite. Selon le résultat de la validation, des modifications peuvent être nécessaires. Il est alors possible de retirer la signature et de faire apporter des corrections par l'employé ou d'effectuer directement les modifications.

Sur cette page

• L'entête
  • La liste des employés
  • Signer les feuilles de temps
  • Valider les feuilles de temps
  • Reporter les feuilles de temps
  • Désigner un remplaçant, un valideur ou un coordonnateur

L'entête

Dans l'entête, la période visée est affichée ainsi que le numéro du lot correspondant. Les employés sont regroupés en lot par période et gestionnaire. Chaque employé est associé à un numéro de lot lors de la création de la première transaction pour la feuille de temps de la période. Ce numéro de lot est composé selon la nomenclature AAAAMMJJ-XXXXXXXX où :

• AAAAMMJJ : représente la première journée de la période de paie

  • XXXXXXXX : représente le numéro d'employé du gestionnaire responsable de l'employé à la première journée de la période de paie.

    Si une modification au niveau des mouvements et/ou des postes crée une nouvelle combinaison gestionnaire-employé, l'employé est affiché au niveau du lot du nouveau gestionnaire mais sa feuille de temps reste liée au lot de l'ancien gestionnaire. C'est pourquoi l'indicateur de signature et les totaux ne sont pas affichés. Pour corriger la situation, il est nécessaire d'utiliser l'outil de Changement de lot. L'onglet de gauche présente le nom de l'employé sur lequel l'utilisateur est positionné. En cliquant l'onglet, la feuille de temps employé est affichée.
    Un gestionnaire n'a pas accès à la feuille de temps d'un employé pour lequel l'option contrôlé par le paie maître a été cochée dans son dossier.

La liste d'employés

Pour chaque employé, on affiche les totaux regroupant les entrées de tous les codes de paie entrés par l'employé ainsi que les icônes indiquant la présence d'information supplémentaire. Les cinq totaux sont :

• Régulier (1)
  • Supplémentaire (2)
  • Absence (3)
  • Repas (4)
  • Autre (5)

Signer les feuilles de temps

La case Signé devant le nom de l'employé signifie que les heures ont été signées par l'employé. Il est possible de décocher cette case pour permettre à l'employé de reprendre la saisie de ses heures.

  L'utilisateur peut aussi apporter les corrections appropriées et signer la feuille de temps de nouveau.
 Lors de l'inscription ou du retrait de la signature par une personne autre que l'employé lui-même, un courriel est automatiquement envoyé à l'employé pour l'aviser que sa feuille de temps a été signée ou que sa signature a été retirée. Si l'employé n'a pas d'adresse de courriel dans son dossier, le courriel est envoyé à son gestionnaire. Un courriel complémentaire est aussi préparé et l'expéditeur peut le compléter et l'envoyer s'il le désire.

Valider les feuilles de temps

Pour valider les feuilles de temps, l'utilisateur peut utiliser la case Validé devant le nom de l'employé. Une feuille de temps ne peut pas être validée s'il elle n'a pas préalablement été signée. Il est possible de valider l'ensemble des feuilles de temps en une seule opération en utilisant le bouton :

• Valider pour les utilisateurs ayant un niveau de contrôle de valideur ou de coordonnateur.
  • Approuver et reporter lot pour les utilisateurs ayant un niveau de contrôle de gestionnaire ou de paie-maître.

Reporter les feuilles de temps

Une fois le contenu des feuilles de temps des employés validé, il est possible d'approuver et reporter le contenu de la période en cliquant sur le bouton Approuver et reporter lot.

  Un gestionnaire ne peut pas reporter sa propre feuille de temps sauf si l'option Sans approbation a été cochée dans son dossier. Chaque gestionnaire est aussi l'employé d'un gestionnaire qui le supervise et qui reporte ses feuilles de temps. C'est au moment du report que les transactions d'assiduité sont générées, le centre de responsabilité (CR) est alors assigné à partir du CR inscrit dans le dossier de l'employé sauf si un CR spécifique a été indiqué au niveau des informations supplémentaires d'une transaction de feuille de temps. De la même façon, le corps d'emploi est généré à partir de celui indiqué dans le dossier de l'employé sauf si un corps d'emploi spécifique est indiqué par l'employé au niveau des informations supplémentaires d'une transaction de feuille de temps. L'assiduité générée au moment du report peut également contenir un code de statistique et un code de distribution. Ce dernier a pour but de spécifier des codes comptables particuliers et/ou des codes extra-comptables.
Les mouvements sont aussi consultés. L'imputation des heures d'un employé qui a changé de centre de responsabilité durant la période de paie se fera convenablement, selon les dates de transactions de la feuille de temps et la date du mouvement. Le CR et les codes de distribution renseignés au niveau des informations supplémentaires ont préséance lors de l'imputation. Au moment du report, toutes les feuilles de temps des employés du gestionnaire doivent être signées. Une fois le lot reporté, on ne peut plus modifier les feuilles de temps; des modifications sont possibles via le module Assiduité détail mais ces modifications ne viennent pas affecter les feuilles de temps.

Désigner un remplaçant, un valideur ou un coordonnateur

Le bouton Désigner remplaçant et valideur permet de désigner un remplaçant, un valideur et un ou des coordonnateurs.

 Ce bouton n'est pas accessible pour les utilisateurs ayant le niveau de contrôle valideur ou coordonnateur. Pour sélectionner une personne ressource comme gestionnaire remplaçant ou valideur, le gestionnaire a accès à l'écran de sélection de la personne en ouvrant la liste déroulante appropriée et peut alors effectuer une recherche selon plusieurs critères, l'individu sélectionné sera désigné au rôle souhaité. Le bouton Désigner vos coordonnateurs et les personnes supervisées permet d'afficher l'écran suivant. L'utilisateur peut assigner le coordonnateur d'un employé en déplaçant l'employé avec la souris.