Survol

La fonctionnalité de Traitement de texte vous permet de générer des lettres de Microsoft Word avec des données provenant du système Umana. Le processus consiste à extraire des données de la base de données d'Umana vers un fichier intermédiaire (.TXT). Par la suite, une lettre type est ouverte dans Microsoft Word et les données extraites sont "fusionnées" (mail-merge). Le résultat de cette fusion est un nouveau fichier Microsoft Word contenant une (ou plusieurs) pages par enregistrement, dont le contenu incorpore les informations de l'enregistrement extrait.

Opération

Vous accédez au Traitement de texte:

Du menu principal: Outils | Traitement texte...
Du menu principal: Impression | Traitement texte...

Création d'un document de fusion

La fenêtre ci-dessus vous permet de

• Choisir la lettre à utiliser (de la liste déroulante).
• Sélectionner les données à extraire — typiquement les personnes à recevoir la lettre.
  • Cliquez l'option Sélection...
• Déclencher l'extraction des données et la fusion avec Microsoft Word
  • Cliquez le bouton Fusionner.

Modification des règles d'extraction et de la lettre type

Utilisez les boutons de la barre d'outils principal ou utilise le menu « Action ».

• Pour modifier la fusion sélectionnée (lettre et règles d'extraction)...
  • Cliquez le bouton Modifier (sur la barre d'outils en haut de la fenêtre), ou
• Pour copier la fusion sélectionnée (lettre et règles d'extraction) pour créer une nouvelle lettre et des nouvelles règles...
  • Cliquez le bouton Copier (sur la barre d'outils en haut de la fenêtre).

Les deux actions vous ouvrent la fenêtre ci-dessous

• Le bouton ouvre une fenêtre qui vous permet de définir l'extraction. C'est la même fenêtre utilisée pour modifier les exportations.
• Le bouton ouvre Microsoft Word avec la lettre type.

Notes techniques

• Les lettres types se trouvent normalement dans le répertoire Lettres — tel que spécifié dans l'option LettersPath=... du fichier CARVER.INI. Voir le Guide du développeur.
• Lorsque vous modifiez une lettre ou les règles d'extraction, un fichier .TXT "gabarit" est créé dans le répertoire des lettres. Ce fichier contient les noms des champs pour que vous puissiez éditer votre lettre. Il contient un seul enregistrement avec des XXX et des 999 à la place des vraies données.
• Lorsque vous cliquez pour extraire les données et créer le fichier fusionné, la lettre est d'abord copiée dans un répertoire temporaire, au même endroit que le fichier .TXT des données extraites.