Documents joints

Résumé

Umana offre la possibilité de joindre des documents à divers enregistrements de la base de données. Il s'agit généralement d'enregistrements de salariés (c'est-à-dire d'enregistrements comportant un champ _PERSID), mais pas nécessairement. Vous pourriez vouloir attacher des documents à un plan de prévoyance, par exemple.

Les documents sont joints à l'aide des champs _DOCS. Cette zone contient le lien ; les documents proprement dits sont stockés ailleurs. (Les documents sont également répertoriés dans la table DOCCAT de la base de données.

Par exemple, le fichier PERS (table, pour utiliser la terminologie SQL) contient les éléments suivants

E_PERSID : champ du numéro d'employé
E_DOCS : Champ des documents principaux

Accès utilisateur

L'objectif de base est le suivant :

Si un utilisateur a un accès en lecture à la fiche (plus précisément au champ _DOCS de la fiche), il a un accès en lecture aux documents joints.
Si un utilisateur a un accès en écriture à l'enregistrement, il peut ajouter, supprimer et mettre à jour les documents joints.

Ajouter et récupérer des documents

Pour ajouter un document, l'utilisateur doit avoir accès au fichier source. Il sélectionne l'enregistrement de l'employé en question et fait glisser le fichier vers l'enregistrement Umana.
Pour consulter un document, l'utilisateur sélectionne la fiche, clique sur le champ documents du formulaire. Il obtient alors une liste de documents attachés. Il choisit le document qu'il veut et l'extrait (et éventuellement l'ouvre).

Le "magasin de documents"

Il y a deux endroits où les documents peuvent être physiquement conservés dans Umana. Ceci est _TOOLS____urable.

dans un répertoire sur votre serveur - tous les documents dans un seul dossier que vous _TOOLS____urez
dans la base de données dans un champ BLOB - géré par le serveur SQL

Les fichiers de documents ne sont ni cryptés ni compressés par Umana, et apparemment la compression ne fonctionne pas bien dans le serveur SQL pour les objets BLOB.

Dans les deux cas, il y a deux considérations importantes à prendre en compte : la sécurité et la sauvegarde.

Sauvegarde

Lorsque les documents sont stockés dans un dossier, vous devez vous assurer que ce dossier est sauvegardé. Une sauvegarde incrémentielle est probablement suffisante.
Lorsqu'ils sont stockés dans la base de données, cela augmente la taille de la base de données pour la sauvegarde. (Je ne sais pas comment SQL-server gère cela - Tom).

Sécurité

Lorsque les documents sont stockés dans un dossier, vous voudrez probablement que ce dossier fasse l'objet d'une sécurité particulière. Sinon, toute personne ayant accès à des documents doit avoir accès à ce dossier et, en utilisant l'explorateur Windows, cet utilisateur a effectivement accès à tous les documents. À moins que l'accès à Umana ne soit très limité, cela posera un problème. Umana a une solution, ci-dessous.
Lorsque les documents sont stockés dans la base de données, Umana se charge de l'extraction et de l'insertion dans la base de données.

Protéger le dossier HRDOCS

Si vous choisissez de placer les documents dans un dossier (appelons-le HRDOCS), vous voudrez le protéger. Voici comment procéder :

créez un USERID spécial dans votre Active Directory. Appelons-le HRDOCSUSER. Créez un mot de passe qui n'expire pas.

Définissez la sécurité du dossier HRDOCS de manière à ce que seul HRDOCSUSER (et l'utilisateur de votre processus de sauvegarde, comme SYSTEM) y ait accès. Les utilisateurs normaux d'UMANA n'auront pas besoin d'y accéder.

créer un sous-répertoire ..\CARVER\DOCS dans le répertoire %TEMP% de l'utilisateur. (Le répertoire temporaire utilisé par Umana peut être un répertoire différent. Voir TOOLS___.FPW pour cette _TOOLS____uration). Donnez accès à ce répertoire à l'utilisateur lui-même ainsi qu'à HRDOCSUSER. Il s'agit du répertoire de transfert auquel les deux utilisateurs peuvent accéder.

Dans CARVER.INI, vous aurez besoin d'entrées :

DocumentsPath=W:\HRDOCS && Le répertoire des documents

DocumentsUser=HRDOCSUSER && L'identifiant spécial de l'utilisateur Windows

DocumentsPassword=<the-encrypted-password>

Envoyez-nous par e-mail(support@umana.ca) le mot de passe de HRDOCSUSER et nous vous renverrons la version cryptée à insérer dans CARVER.INI.

CARVER.INI avec des documents dans la base de données

Pour stocker des documents dans votre base de données, il suffit de mettre dans CARVER.INI :
DocumentsPath=* au lieu du nom du répertoire.

Comment fonctionne Umana

Lorsque les documents se trouvent dans un dossier protégé, Umana utilise l'API Windows RUNAS pour copier les documents vers et depuis le dossier de transfert TEMP\CARVER\DOCS.