Rapports de signalement à Umana

1. Introduction

Dans le monde des affaires, les rapports hiérarchiques sont complexes et la terminologie varie d'une organisation à l'autre.

Umana reconnaît deux types de rapports hiérarchiques :

a. Responsable / Supérieur

Le "manager" ou "supérieur" de l'employé est la personne qui lui donne ses évaluations, détermine éventuellement son salaire et peut l'embaucher ou le licencier. Un manager est responsable en dernier ressort du travail et du bien-être de ses employés. C'est lui qui a le dernier mot (à moins qu'il n'y ait un grief) sur ce que fait l'employé.

Les termes Manager et Superior et même Boss sont d'usage courant et sont à peu près équivalents. Nous les utilisons de manière interchangeable dans cette documentation. L'employé "rend compte" à son supérieur.

Dans Umana, un employé n'a qu'un seul responsable. Le responsable de l'employé est généralement le chef de son service.

• Cette relation de 1 à 1 entre les responsables et les services est importante à Umana. En effet, lorsqu'un employé travaille dans un autre service, il ne précise que le service dans lequel il a travaillé. Umana doit pouvoir en déduire le responsable qui peut être amené à approuver les heures travaillées.

b. Coordinateur

Dans un grand service, le responsable peut avoir besoin d'aide et peut désigner un ou plusieurs coordinateurs. (Certaines entreprises utilisent le terme "chefs d'équipe", ou même superviseurs. Ce dernier terme prête à confusion et nous essaierons de l'éviter ici).

• Parfois, des coordinateurs sont désignés (par le chef d'entreprise) pour des groupes spécifiques d'employés ; dans ce cas, le même employé a toujours le même coordinateur.

• D'autres fois, les coordinateurs peuvent être affectés par équipe ou par jour de la semaine : par exemple, un coordinateur pour l'équipe de jour, un coordinateur pour l'équipe de nuit, un coordinateur pour le week-end ; dans ce cas, un coordinateur peut être responsable de tous les employés sous la responsabilité de ce manager.

Un coordinateur a généralement moins de droits d'accès dans Umana. Par exemple, un coordinateur peut corriger une feuille de présence et recommander qu'elle soit approuvée, mais l'approbation finale est normalement du ressort du manager.

Utiliser ou non des postes

Les rapports hiérarchiques dans Umana diffèrent selon que vous utilisez ou non des postes.

• TOUS les clients Umana utilisent la table des fonctions (job). (Une fonction décrit le type de travail effectué par l'employé).

• Certains utilisateurs d'Umana seulement utilisent le module des postes. (Un poste est une chaise spécifique occupée par une seule personne.)

Umana est unique (en tant que logiciel) dans la mesure où l'utilisation des postes est facultative. Il est même possible d'utiliser les postes pour certains groupes d'employés et pas pour d'autres.

Les postes ont également leur propre hiérarchie : un poste rend compte à un autre.

• Pour les employés occupant un poste, Umana utilise la hiérarchie des postes pour déterminer la hiérarchie hiérarchique des employés.

• Pour les autres salariés qui n'occupent pas de poste (c'est-à-dire tous les salariés si vous n'utilisez pas de postes), le lien hiérarchique s'établit entre les salariés.

Différents modules

Chaque employé a son responsable, que nous appellerons son responsable par défaut. Mais vous pouvez avoir besoin d'utiliser un manager différent dans un module spécifique d'Umana. Par exemple, vous pouvez vouloir que votre organigramme montre un manager différent de celui utilisé pour la feuille de temps.

La façon de modifier les paramètres par module est expliquée dans la section ci-dessous.

2. Spécifier le manager sans les positions

Lorsque n'utilise pas les postes, vous devez effectivement spécifier le responsable de chaque employé. Le responsable de chaque employé est un autre employé.

Regardez l'exemple ici. Imaginez qu'il s'agit d'un petit morceau de votre organigramme complet. La question est donc de savoir comment spécifier cette hiérarchie d'employés dans Umana.

• Dans les hiérarchies et autres structures arborescentes (comme les organigrammes), il suffit de spécifier le responsable direct (immédiat) de chaque employé. le responsable (parent) direct (immédiat) de chaque employé. Le reste de la structure s'explique mathématiquement. Ainsi, dans l'exemple ci-dessous, il vous suffit de spécifier que :
  Marc Tom
  Tom Big Cheese
  Umana peut déterminer que Big Cheese est le grand-parent de Marc.

Il y a deux façons de procéder : De bas en haut, ou De haut en bas

• **Bottom-up ??* Vous allez voir chaque employé (Marc, Bob et Pierre) et vous entrez dans chacun de leurs dossiers (dans la fenêtre de l'historique de l'emploi) qu'ils relèvent de Tom.
  (Voir le côté gauche de l'image de l'écran).

• **Descendant ??* Vous allez dans le dossier de Tom et vous précisez qu'il est le manager de tous les employés du service (où travaillent Marc, Bob et Pierre). (Voir la partie droite de l'image de l'écran ci-dessous.)

Aucune des deux méthodes n'est compliquée, mais il y a des nuances, des avantages et des inconvénients. Vous finirez probablement par utiliser les deux méthodes ensemble.

• La méthode ascendante a la priorité. Si la méthode descendante implique que Tom est le responsable de Bob (Bob travaille dans un service géré par Tom), mais que dans le dossier de Bob, vous spécifiez que son responsable est quelqu'un d'autre, disons Joe, alors le responsable est Joe - quel que soit ce qui est spécifié dans le dossier de Bob. Tom serait le gestionnaire par défaut, que vous remplacez par Joe. La méthode ascendante l'emporte.

Dans l'image ci-dessous, lorsque Valeur par défaut est coché, cela signifie que la méthode descendante est utilisée et que le nom affiché au-dessus est le superviseur que la méthode descendante implique - ou, si vous utilisez la position, que la hiérarchie des positions implique.

Spécifier en utilisant la méthode ascendante

La spécification ascendante est prioritaire. Elle prévaut sur toute autre spécification.

En utilisant l'approche ascendante, voici comment vous spécifieriez que Marc travaille pour Tom.

1. Accédez à l'historique des emplois de Marc et ajoutez un nouveau mouvement (avec une date de prise d'effet, s'il s'agit d'un changement dans le monde réel) ou modifiez le mouvement existant (s'il s'agit d'une correction de données).

2. Sélectionnez l'onglet DIVERS.

3. Décochez la case Valeur par défaut . Elle se trouve sur le côté gauche

4. Une boîte de dialogue s'ouvre pour vous permettre de sélectionner le responsable de Marc. (Cliquez sur la case du superviseur au-dessus, si la fenêtre de sélection des employés ne s'ouvre pas).

5. Cliquez sur l'icône (enregistrer)

Si vous avez besoin de l'inverser, il suffit de créer ou de modifier un mouvement et de cocher à nouveau la case Valeur par défaut . .

Spécification à l'aide de la méthode descendante

La méthode descendante revient à créer une règle stipulant que tous les employés d'un ou de plusieurs services déterminés doivent rendre compte à la personne sélectionnée, généralement le chef de service.

Ainsi, si Tom est responsable du service des ventes, qui comprend également Marc, Bob et Pierre, vous pouvez simplement créer une règle stipulant que tous les employés du service des ventes doivent rendre compte à Tom. Voici les étapes à suivre :

1. Allez dans l'historique d'emploi de TOM. Ajoutez un nouveau mouvement (avec une date de prise d'effet, s'il s'agit d'un changement dans le monde réel) ou modifiez le mouvement existant (s'il s'agit d'une correction de données).

2. Sélectionnez l'onglet DIVERS.

3. Cliquez sur la case DEPARTMENT SUPERVISED (Service supervisé). Une sélection déroulante s'ouvre.

4. Cochez le(s) service(s) que TOM supervise et cliquez sur OK.

5. Cliquez sur l'icône (enregistrer)

Tom est donc le responsable de tous les employés du service des ventes, mais...

**Mais il y a un problème ??* Tom travaille aussi dans les ventes, et il ne peut pas être son propre manager !

• Vous devez donc encore utiliser la méthode ascendante pour montrer que le manager de Tom est Big Cheese.

• Si vous devez faire une exception pour quelqu'un d'autre dans les ventes, vous pouvez le faire de la même manière, car la méthode ascendante l'emporte sur toutes les autres.

Avantages et inconvénients : Meilleures pratiques

Notre recommandation habituelle est la suivante : utilisez la méthode descendante dans la mesure du possible ; spécifiez les exceptions à l'aide de la méthode ascendante.

L'utilisation de l'approche ascendante semble simple et précise. Alors pourquoi ne pas l'utiliser pour tout le monde ?

• Si vous n'utilisez que la méthode ascendante, vous devrez le faire pour chacun des employés de Tom. C'est plus de travail.

• Que se passe-t-il lorsque Tom est remplacé par Tony dans le service des ventes ? Vous devez maintenant aller voir chacun des anciens employés de Tom et créer un mouvement pour spécifier qu'ils travaillent pour Tony. S'il n'y a que 3 employés comme dans notre exemple ci-dessus, ce n'est pas très grave, mais que se passerait-il si Tom avait 100 employés ? Et il n'y a pas d'outil de raccourci à ce stade pour faire cela.

La méthode descendante ne fonctionnera pas si les managers ne sont pas alignés sur les services.

Il est possible de spécifier plusieurs managers pour un même service. Umana vous avertira, mais vous pouvez quand même le faire. Ne le faites pas ; vous risquez d'obtenir des résultats imprévisibles et incohérents.

3. Spécifier le responsable avec des positions

Un poste est une entité théorique - une chaise - qui peut ou non être occupée à un moment donné par un employé. L'utilisation des postes est facultative dans Umana.

Chaque poste identifie le poste auquel il est rattaché - le poste supérieur. Cela crée une hiérarchie de positions. Cette hiérarchie est utilisée pour déterminer la hiérarchie hiérarchique de leurs occupants.

• Pour plus d'informations, voir positions : concepts
• La [fonction] boss(...) (VFPS://Topic/_60Z1CS0OV) renvoie le PersId (numéro d'employé) du manager d'un employé. Elle fonctionne avec le module des postes si nécessaire.

4. Surcharge dans un module spécifique

Il se peut que vous ayez besoin de remplacer la relation manager uniquement pour un module.

• Par exemple, le manager d'un employé pour la feuille de temps peut être différent de son manager habituel, et différent de son manager dans l'organigramme publié.

• Vous pouvez le faire sans les positions dans la fenêtre Historique de l'emploi. Voir le module positions pour savoir comment procéder pour les positions.

Cette opération s'effectue dans la fenêtre de l'historique de l'emploi > onglet Divers.

5. Les coordinateurs

Il est de la responsabilité d'un manager d'assigner ses coordinateurs. Le manager peut également signer un remplacement pour lui-même et un assistant.

• Les coordinateurs désignés doivent travailler pour le manager. Un remplaçant ou un assistant désigné ne doit pas.

Assigner des coordinateurs, des remplaçants, des assistants

A partir de la feuille de temps, cliquez sur Désigner un remplaçant en bas à droite de la feuille de temps.

• Cela ouvrira la fenêtre Remplacement et assistant dans laquelle vous pouvez désigner quelqu'un pour vous remplacer en tant que responsable lorsque vous êtes absent. Cette personne aura le droit d'approuver la feuille de temps.

• Vous pouvez également désigner un assistant qui est un "assistant" et peut valider et corriger les feuilles de temps mais ne peut pas donner l'approbation finale.

La dernière option vous permet de désigner/modifier/supprimer un coordinateur et le groupe d'employés qu'il supervise. Elle ouvre la fenêtre Rôles et responsabilités, qui sert à définir les coordinateurs et d'autres choses encore.

• Ici, vous sélectionnez la personne et pouvez spécifier une plage de dates pendant laquelle elle agira en tant que coordinateur. Si la plage de dates est laissée vide, il n'y a pas de limite de temps.
• Ensuite, vous choisissez les employés qui seront supervisés par cette personne. Ici, vous choisissez le département et d'autres critères. Vous avez également la possibilité de choisir les employés par leur nom.

6. Visualisation, impression, exportation

Visualisation

Pour visualiser le responsable d'un employé, et qui le gère, ainsi que ses coordinateurs

• Allez dans l'historique d'emploi (JOBHIST) de l'employé et regardez l'onglet MISC. Il y a des options pour regarder vers le haut et vers le bas de la hiérarchie.

Impression

Les organigrammes peuvent être imprimés à partir de Print > Organization.

• Vous pouvez sélectionner un responsable spécifique dans le rapport Organigramme (employés) pour imprimer la liste des employés gérés par ce responsable.
• Il existe des rapports distincts pour les organigrammes des postes.

7. Outils pour les développeurs

BOSS ( ) function

• reçoit le PERSID (numéro d'employé) d'un employé
• renvoie le PERSID de son manager
• (Non disponible dans les requêtes SQL-server)