Qu'est-ce qu'une position ?

L'utilisation des positions est facultative. Voir Options pour activer les postes. Une position dans une organisation comprend les éléments suivants

• une chaise, un emplacement
• éventuellement un titre spécifique
• Le travail à effectuer Le travail à effectuer * Détenu par un employé, ou vacant
• Une unité budgétaire

En général, il y a autant de postes que d'employés. Il est important de comprendre la différence entre une fonction (job) et un poste. L'inconvénient de l'utilisation des postes est le surcroît de travail nécessaire à leur gestion.

Écran de saisie des postes

Chaque position a un code unique, un ID.

• La première fois que vous activez les postes, le système propose de créer des postes automatiquement sur la base d'un poste par employé actif. Le cas échéant, voir les options _TOOLS____urables pour _TOOLS____urer les postes.

Vous pouvez également créer un nouveau poste dans l'écran de saisie des emplois lorsque vous affectez un employé à un nouveau poste.

Numérotation des postes

Chaque poste possède un identifiant alphanumérique unique. Lorsque vous créez un nouveau poste, vous pouvez attribuer le numéro manuellement ou laisser le système l'attribuer automatiquement sur la base des données du poste, lors de l'enregistrement.

Dans les options _TOOLS____urables, vous attribuez une expression pour générer l'ID.
En général, le numéro est un lien entre des éléments tels que la fonction (job), le service, etc. Un numéro séquentiel est ajouté pour le rendre unique.

Historique de l'emploi enregistrement.

Le mouvement est le lien entre l'employé et le poste qu'il occupe. Il précise les postes (le cas échéant) occupés par l'employé.

• Pour changer cela, il suffit de créer un nouveau mouvement JOBHIST. Allez dans l'onglet Fonction (job) et poste de la fenêtre historique des emplois. ( Les champs présentés ci-dessous ne sont visibles que lorsque l'option positions est activée ; voir Options : module.)

• Cliquez sur à droite du numéro de position pour ouvrir la boîte de dialogue Sélectionner une position. Si l'option est activée, vous pouvez alors créer un nouveau poste à partir de cette boîte de dialogue. Les heures/semaine et % indiquent les heures ou le pourcentage de temps du salarié affecté à ce poste.

Divergence entre l'employé et le poste

Un employé d'un service peut-il être affecté à un poste dans un autre service ? La réponse à cette question, et à d'autres questions similaires, est contrôlée par les options _TOOLS____urables. De nombreuses possibilités sont disponibles.

Occupants

Une personne affectée à un poste est un occupant du poste. Cela se fait dans la fenêtre JOBHIST. Vous pouvez visualiser les occupants d'un poste dans la fenêtre Positions et dans certains rapports.

Différentes façons d'occuper un poste

Un employé (l'occupant) peut occuper un poste en tant que...

• Le Titulaire - normalement un employé permanent qui occupe le poste de manière permanente.

(On pourrait dire que le titulaire possède le poste. Souvent, le titulaire a certains droits acquis dans le poste, comme le droit de revenir après un congé de maternité. Ces droits peuvent être précisés dans une convention collective).

• ou en tant que Remplacement - un employé temporaire ou une personne qui occupe le poste temporairement. (Voir missions temporaires dans JOBHIST).

En outre, l'occupant peut être

• présent - travaille actuellement à ce poste
• ou absent - absent du poste temporairement, par exemple pour un congé sabbatique ou une absence de longue durée, ou affecté temporairement à un autre poste.

Cela donne 4 combinaisons - 4 façons différentes d'occuper un poste

Présence (active)	Absence (active)	Absence (active)
Titulaire	1. titulaire présent	2. titulaire absent	1. titulaire présent	2. titulaire absent
Remplaçant Remplaçant	2. Remplaçant présent	4. Remplaçant absent

Lorsque vous cliquez sur le bouton OCCUPANTS de la fenêtre POSITIONS, Umana vous montre les occupants et COMMENT ils occupent le poste.

Cette dernière colonne s'appelle POCC dans Umana : Position OCCupancy mode.

Rapports hiérarchiques et organigramme

Chaque poste identifie le poste qui relève du poste du supérieur.

La relation position-superviseur dans le module Positions est équivalente à la relation employee-superior dans le module Employment. En connaissant le supérieur de chaque poste, on peut créer l'organigramme de l'entreprise.

Dans le module Emploi, il est possible de spécifier qu'une personne supervise tous les employés d'un service donné. Il existe également un mécanisme similaire dans le module Positions. (Cliquez sur le bouton Tools de la barre d'outils de la fenêtre Positions).

Lorsqu'un employé est affecté à un poste, le système utilise le poste pour déterminer le supérieur immédiat. Il est donc impossible de saisir directement le responsable dans la fenêtre Emploi.

• Sans poste- le supérieur de l'employé est un autre employé, comme spécifié dans l'historique de l'emploi.
• Avec postes- le supérieur est le titulaire (ou le remplaçant s'il n'y en a pas) du poste hiérarchiquement supérieur à celui occupé par le salarié.

ETP budgétisés et approuvés

FTE = Full-Time Equivalent = le nombre d'employés ou de postes à temps plein à un moment donné.

• Poste à temps plein = 1 ETP.
• Poste à temps partiel = 0,5 ETP.

À tout moment, un poste peut être budgétisé, approuvé, et/ou occupé (rempli). Par exemple, un poste peut être budgétisé mais pas encore pourvu, ou il peut être doublement pourvu (deux personnes occupent le poste) ou pourvu à temps partiel.

Pour chaque poste, vous pouvez introduire le nombre d'ETP budgétés et la période (dates de début et de fin). Si vous n'indiquez pas de date de fin, le poste est traité sans date de fin, ce qui est généralement le cas pour un poste permanent. Vous pouvez également indiquer le nombre d'ETP approuvés et la période.

Ce qui peut être utile, c'est de voir le total des ETP pour un service et les évolutions sur l'année. Le rapport Positions : ETP par mois affiche les ETP mensuels par service pour une année.

Dates de début et de fin

Une date de début de budget peut être spécifiée pour un poste - date à laquelle le poste commence à être budgétisé. Si vous n'indiquez pas de date de début, le système supposera que le poste a toujours existé dans le budget (ou au moins depuis avant la période d'intérêt).

De même, on peut indiquer la date de fin de budget - date à laquelle le poste est supprimé (en ce qui concerne le budget). Il est également possible d'introduire un nombre d'ETP pour une série de dates en particulier .

Les dates ne doivent pas nécessairement faire partie de l'année budgétaire en cours, mais doivent refléter la réalité du poste. Pour le calcul de "ETP-année", seule l'année en cours est utilisée. Vous pouvez spécifier la valeur dans le champ "année ajustée ETP".

ETP-année

Pour les budgets, le nombre d'ETP annuels est utilisé. "ETP-année" correspond à un ETP sur une année,

• Comme un kilowattheure ou un jour-personne. C'est le produit de ETP instantanés X durée. Elle est similaire à une quantité de travail représentée mathématiquement comme l'aire sous une courbe.
  Pour chaque poste, saisissez la période (dates de début et de fin) pour laquelle le poste est budgétisé et le nombre d'ETP. Par exemple, si le poste doit être occupé à temps plein pendant six mois, entrez FTE=1 et indiquez les dates de début et de fin. Le système affichera 0,5 ETP-années = 1 ETP X 0,5 années. Si le poste est budgétisé pour l'année entière, laissez les dates en blanc.
  Les années budgétaires sont définies dans la table BUDGET. Voir les options _TOOLS____urables pour spécifier l'année en cours, qui sera affichée dans l'écran de saisie des postes (VFPS://Topic/_5XC0XT3IU).