Banques de temps : unités

Sur cette page

• Introduction
• Jours contre heures
• Conversion entre jours et heures
• Fonction HRSPDY()
• Employés à temps partiel
• Banques libellées en unités de temps et de dollars

Introduction

Chaque banque de temps (1-9) peut être libellée dans l'une des catégories suivantes :

• Heures
• Jours
• Dollars
• Heures et dollars
• Jours et dollars

Les banques de temps qui utilisent des unités doubles sont plus compliquées à gérer, mais elles offrent beaucoup plus de possibilités .

Quelle que soit l'unité choisie pour une banque, elle s'appliquera à la banque pour tous les employés et régimes concernés. Par exemple, si on veut avoir une banque de vacances en heures pour une certaine catégorie d'employés et une en jours pour une autre, on peut utiliser deux banques différentes : 1) heures de vacances et 2) jours de vacances. Ces deux banques sont du même type, c'est-à-dire qu'il s'agit de banques de vacances.

Par la suite, si vous devez changer l'unité d'une banque donnée, le personnel d'Umana se fera un plaisir de le faire pour vous.

• Ce n'est pas un processus simple, et il implique des changements dans votre historique et vos règles, ainsi que d'autres modifications. Le changement est semé d'embûches. Choisissez avec soin l'unité que vous souhaitez utiliser pour créer des banques.

Jours ou heures

L'unité peut être en jours ou en heures, pour les banques dans lesquelles les dépôts et les retraits sont libellés en heures.

Les différences les plus importantes entre l'unité de jour et l'unité d'heure se situent au niveau de

• l'affichage de la banque de temps d'un employé,
• la façon dont la banque fonctionne lorsque le planif d'un employé change.

Les autres différences sont moins importantes, car il est très facile de convertir des jours en heures, ou vice versa, afin de les inclure dans des rapports imprimés ou des fiches de paie.

En général

• Les banques de temps en heures sont plus précises et plus utiles pour les employés payés à l'heure et ceux qui travaillent par roulement, en particulier ceux qui ne travaillent pas le même nombre d'heures chaque jour.

  Un employé qui travaille 40 heures/semaine et qui a accumulé 40 heures (équivalant à 5 jours) dans sa banque de temps y aura toujours 40 heures, même s'il passe d'une semaine de 40 heures à une semaine de 35 heures. Cela équivaudra alors à 5,71 jours.

• Les banques de temps en jours sont surtout utiles pour les employés qui peuvent passer d'un horaire de 8 heures à un horaire de 7 heures par jour, et qui doivent conserver un nombre constant de jours dans leur banque de temps.

Exemple

Un salarié qui travaille 40 heures/semaine et qui a 5 jours (équivalents à 40 heures) dans sa banque aura toujours 5 jours dans celle-ci, même après être passé d'un planif de 40 à 35 heures. Cela équivaudra alors à 35 heures.

A travers ces exemples, vous pouvez voir l'impact de l'introduction des données en jours ou en heures.

Conversion entre jours et heures

Pour les banques de vacances, vous devrez probablement convertir les heures en jours ou les jours en heures. En effet, les dépôts de droits de vacances se font généralement en jours (2 semaines = 10 jours, 3 semaines = 15 jours, etc.) et les retraits se font en heures (via les transactions dans le Détail présence).

• Si une banque de temps est en jours, Umana convertit automatiquement en jours les opérations de dépôt et de retrait saisies en heures dans le Détail des présences.** Pour ce faire, le nombre d'heures de la transaction est divisé par le nombre moyen d'heures équivalent temps plein (ETP) **pour l'employé - même si cet employé est à temps partiel.

Pour les calculs de droits, votre formule doit produire un nombre dans l'unité appropriée. Par exemple, si votre banque est en heures et que vous voulez donner 2 semaines (ou 10 jours) de vacances à vos employés à temps plein, votre calcul de droits doit convertir les 10 jours en heures.

• La fonction HRSPDY() vous donnera le nombre moyen d'heures par jour (ETP) à multiplier par le nombre de jours.

Fonction HRSPDY()

Le module Banques de temps utilise la formule HRSPDY (PersId, effective-date, .t.) pour calculer le nombre d'heures par jour (FTE). Vous devez également utiliser cette fonction pour calculer les droits pour les banques de temps.

Exemples

La fonction HRSPDY() fonctionne très bien, mais dans quelques circonstances non standard, les résultats obtenus peuvent être un peu surprenants. Prenons quelques exemples.

• Joe travaille 40 heures par semaine, soit 8 heures par jour du lundi au vendredi. La fonction HRSPDY() divise les 40 heures/semaine par 5 jours/semaine, ce qui donne 8 heures/jour. Excellent.

• Sam travaille également 40 heures par semaine, mais il travaille 10 heures le lundi et le mardi, et ne travaille pas le vendredi. La fonction HRSPDY() calcule 8 heures/jour pour lui aussi. Cela semble étrange, mais vous verrez que le résultat est correct.

  • Si la banque de vacances est en heures et que Sam a droit à 2 semaines (10 jours) de vacances au début de l'année, comme Joe, le système aura déposé 10 jours X 8 heures/jour = 80 heures dans sa banque de vacances.
  • Si la banque de vacances est en jours, le système aura déposé 2 semaines (10 jours) dans sa banque de vacances au début de l'année. C'est exact ! Lorsque Sam prend un lundi, il a droit à 10 heures, soit l'équivalent de 1,25 jour. S'il prend également le mardi, le mercredi et le jeudi, il aura pris 4 X 1,25 jours - une semaine complète, comme il se doit.

• Rita travaille 7 heures par jour, du lundi au vendredi, et 5 heures le samedi. Elle travaille également 40 heures par semaine et a droit à 2 semaines (40 heures) de vacances par an. Idéalement, sa banque sera en heures.

  • Lorsqu'elle prend son lundi, 7 heures sont retirées de sa banque ; pour le samedi, 5 heures sont retirées. Si elle prend une semaine de vacances, 40 heures seront retirées.

  • Si la banque est en jours, 7 heures équivalent à sept huitièmes (0,875) de jour. Ses 5 heures du samedi comptent pour cinq huitièmes (0,625) de jour. Additionnez-les et vous obtiendrez 5 jours pour une semaine.

  Dans le cas de Rita, vous devrez personnaliser la fonction HRSPDY() si vous considérez qu'un jour de vacances pris le samedi est le même que celui pris le lundi.
  Ceci est fortement déconseillé car vous n'avez aucun moyen de calculer les heures par jour lorsque vous devez vider sa banque

• comme lors d'un licenciement.

Employés à temps partiel

• Prenons le cas de Marie, qui travaille à temps partiel 4 heures par jour, du lundi au vendredi. Sa semaine de travail est donc de 20 heures. Supposons qu'elle ait droit à 2 semaines de vacances par an. Comment sa banque de temps doit-elle être gérée ?

  • Lorsque la banque de temps est en heures, c'est facile : elle a droit à 20 heures par semaine, 2 semaines de vacances par an, donc 40 heures. Après avoir travaillé à temps partiel pendant un an, elle n'a droit qu'à la moitié des vacances des employés à temps plein.

    Cela reflète les normes de travail canadiennes. Si elle devient salariée à temps plein, elle aura toujours 40 heures dans sa banque de vacances, provenant de son année précédente de travail à temps partiel, mais cela équivaudra à seulement une semaine de vacances.

    Umana gère tout cela en partie automatiquement. Lorsque des droits sont déposés pour un employé dans sa banque de vacances, les droits réguliers (2 semaines = 10 jours) sont convertis en 20 heures au lieu de 40.

  • La même logique s'applique lorsque la banque de temps est en jours. La banque de Marie devrait contenir 5 jours après le dépôt de ses droits, mais ce sera l'équivalent de 5 jours de travail à temps plein. Si elle devient salariée à temps plein, elle ne disposera plus que de 5 jours.

    Cet exemple montre que les banques de temps exprimées en jours doivent toujours être exprimées en jours complets. Lorsque Marie prend un jour de vacances, il s'agit de 4 heures. Ces 4 heures sont converties en jours et soustraites de sa banque de temps. Le système divise ses 4 heures par HRSPDY() = 8 ; comme l'équivalent temps plein de Marie est de 8 heures par jour, la fonction HRSPDY() calcule 8. Donc 4 heures divisées par 8 heures/jour = 0,5 jour. C'est très bien.

    Mais comme les choses ont tendance à se compliquer, ajoutons un autre élément. Supposons que Marie, dans l'exemple précédent, décide de modifier son planif pour travailler 10 heures par jour, 2 jours par semaine seulement, les lundis et mardis. Son nombre d'heures par semaine restera égal à 20 et, par conséquent, son nombre moyen d'heures par jour sera de 4 heures. Le solde de 5 jours de sa banque reste le même. Mais si elle prend un jour de vacances de 10 heures, son solde diminuera de 10/8 (1,25) jours. En 2 semaines de vacances, elle prendra 4 journées de 10 heures, ce qui réduira sa banque de 4 X 1,25 (5 jours), ce qui correspond à ses 2 semaines de vacances. Tout fonctionne donc bien.

Umana gère les employés à temps partiel en adaptant leur droit aux vacances au pourcentage de travail à temps plein. Ainsi, un employé à temps partiel aura droit à 2 semaines de vacances, soit 10 heures d'équivalent temps plein (ETP) par jour X 50 %, ce qui fait 5 jours. Si la banque de temps est exprimée en heures, elle sera multipliée par HRSPDY(), qui est le nombre d'heures qu'un employé à temps partiel travaille en 2 semaines.

Rapports

Vous pouvez également utiliser HRSPDY(0, , .t.) comme multiplicateur ou diviseur dans les rapports pour imprimer les heures, même si la banque est en jours.

Par exemple, si votre banque de congés est en heures et que vous souhaitez imprimer le nombre de jours utilisés cette année, utilisez l'expression suivante :
Timesum.TS_TAKEN / HRSPDY(0, , .t.).

Banques libellées en unités de temps et de dollars

Les banques de temps qui utilisent une double unité - le temps et le dollar - sont un peu plus compliquées, mais très utiles, en particulier pour les entreprises syndiquées, où la précision est essentielle. Elles sont particulièrement utiles pour les banques d'heures supplémentaires.

Lorsqu'une banque est en temps et en dollars, ces deux unités sont attribuées lors des dépôts et des retraits.

• Par exemple, si un employé effectue une heure supplémentaire à 15 (par exemple, une heure et demie à 10 l'heure), l'unité de temps s'accumulera d'une heure et l'unité de dollars s'accumulera de 15 $.
  Plus tard, l'employé peut déposer 1 heure à temps double = 20 $ dans sa banque.
  Après une augmentation de salaire, l'employé pourra déposer 1 heure à temps double = 22 dans sa banque. Le nouveau solde sera de 3 heures et 57.
  Le plan de banques de temps permet de déterminer le taux auquel l'employé sera payé lorsqu'il retirera du temps de sa banque.
  Dans ce cas, le meilleur scénario est de payer à l'employé un taux horaire égal au taux moyen de chaque heure mise en banque. Dans notre exemple, l'employé a 3 heures et 57 dans sa banque. Comme le taux horaire moyen est de 19, il pourra prendre jusqu'à 3 heures à 19 $ l'heure.
  Bien que les banques d'heures supplémentaires soient le meilleur exemple de banques utilisant des unités doubles, vous pouvez utiliser ce type d'unité pour toute autre banque de temps, même les banques de vacances . Cela signifie que vous devez indiquer au système comment calculer les droits pour les deux unités, le temps et les dollars.
  L'option la plus simple est de spécifier le droit en jours et de laisser le système utiliser le taux courant pour calculer l'équivalent en dollars.
  Vous pouvez également spécifier des calculs séparés pour les jours et les dollars.