Embaucher un employé : Processus

Votre entreprise

Chaque entreprise a des procédures uniques pour les embauches. Les procédures et politiques de l'embauche chez nous. (embaucher.htm)

Avant l'embauche

L'embauche d'employés est une étape d'un processus qui commence par le "recrutement" ou la "dotation". Le module Dotation de Umana R/H et Paie est responsable de :

l'ouverture du poste à combler

la recherche des candidats

la sélection de la bonne personne

l'acceptation du salaire négocié. Voir aussi le module Gestion des compétences

Saisir l'embauche dans Umana

Saisir les informations de base

Le processus d'embauche peut être différent pour chaque entreprise. Voici les renseignements typiques à saisir pour un nouvel employé : Module Personne
Créez dans ce module un nouvel enregistrement. Entrez les renseignements personnels tels le nom, l'adresse, la date de naissance, etc., de l'employé. Pendant ce processus, un numéro d'identification unique lui est assigné, soit par vous ou soit automatiquement par le système.

S'il s'agit d'une réembauche, retrouvez l'ancien dossier de l'employé et mettez-le à jour. Module Emploi
Créez dans ce module un nouveau mouvement. Entrez un mouvement d'embauche et les informations relatives à l'emploi du nouvel employé tels le statut, le département, la fonction, le salaire, etc.
S'il s'agit d'une réembauche, le dernier mouvement sera le dernier départ de l'employé. Ne détruisez pas ce mouvement ; ajoutez plutôt un nouveau mouvement à une date ultérieure avec un mouvement de réembauche. Paramètres : Info paie
Entrez à l'Info Paie les informations nécessaires pour la paie tels le numéro de compte bancaire (pour dépôt direct de la paie), les déductions et crédits d'impôt, etc. Cette opération peut se faire par votre service de paie.

Informations facultatives à saisir

Voici quelques autres renseignements qu'il est possible de saisir dans Umana : Module Fiche médicale
Entrez à la fiche médicale -- partie intégrante du module de Santé et Sécurité --, les informations importantes pour le dossier médical de l'employé.

Les renseignements relatifs à la personne à contacter en cas d'urgence tels le nom, le numéro de téléphone, etc., sont documentés à l'onglet Urgence du module Personne lequel permet également l'accès à la fiche médicale. Module Compétences
Entrez l'information relative aux compétences de l'employé en matières d'éducation, tels les diplômes obtenus, les établissements fréquentés, etc., par le biais de l'onglet Ancienneté du module Personne lequel permet également l'accès au module de Développement des Compétences.
Selon le statut et la fonction du nouvel employé, il pourrait avoir besoin d'orientation ou de formation. On saisira l'information relative aux compétences à acquérir par le biais de l'onglet Visées du module Personne lequel permet également l'accès au module de Développement des Compétences Module Avantages
Entrez, par le biais de ce module, l'information relative aux avantages sociaux et aux déductions auxquels l'employé à droit à l'embauche. Entrez également l'information sur les personnes à charge de l'employé tels le nom du conjoint, le nom des enfants, etc., par le biais du module Avantages.
Ces renseignements sont souvent utiles à l'éligibilité de l'employé aux plans d'assurances et d'avantages sociaux.

Faire signer l'approbation

Il est souvent nécessaire d'imprimer et de faire signer un formulaire d'embauche.

D'autres besoins

Besoins d'équipement

Saisir les données, n'est qu'une étape des procédures d'embauche. Pour chaque nouvel employé, des ressources matérielles peuvent être nécessaires. C'est rarement le travail des ressources humaines de voir à ces exigences matérielles. Pour cela, un travail de coordination est essentiel. Par exemple, le nouvel employé pourrait avoir besoin :

d'un bureau et un téléphone

d'un ordinateur et un code de réseau

d'un laisser-passer

d'un espace de stationnement

d'un uniforme

de cartes d'affaires

etc.

Période de probation

La période durant laquelle le nouvel employé est embauché à titre d'essai