Banques de temps : Recouvrement annuel

Renouvellement de la banque.

Renouveler une banque à terme, c'est comme obtenir un nouveau livret de dépôt à votre banque. (Vous êtes peut-être trop jeune pour vous souvenir de ces choses.)

En effet, l'année bancaire (livret de dépôt) est clôturée, et le solde de fin est est transféré dans un nouveau livret.

Dans cette métaphore, le livre de banque est le (TIMSUM) employee time bank record.

Chaque banque de chaque employé doit être reconduite.

En termes informatiques, cela signifie qu'il faut créer un nouveau TIMSUM (enregistrement de banque) pour chaque employé. L'enregistrement TIMSUM contient les totaux bancaires des employés pour l'année. Les détails (dépôts et retraits) sont conservés dans attendance detail TIMEDT et peuvent être consultés en cliquant sur le bouton le bouton DÉTAILS.

Année de référence

Chaque banque a une année de référence. L'année de référence est définie dans le plan de banque (plan de présence).

Année de référence fixe

La plupart des banques de temps ont une année de référence fixe - généralement le début d'un mois donné - qui est la même pour tous les employés. d'un mois donné - qui est la même pour tous les employés.

Dans ce cas, l'année courante commune (pour tous les employés) est indiquée sur le plan de présence.
En règle générale, vous reconduisez tous les salariés en même temps.

Année de référence individuelle

Mais pour certaines banques, les employés peuvent avoir une année de référence individuelle - généralement l'anniversaire de leur date d'embauche. généralement l'anniversaire de leur date d'embauche. (Fréquent dans les banques de vacances de la Colombie-Britannique).

Dans ce cas, la règle (date anniversaire) est spécifiée sur le plan de présence
L'enregistrement de la banque individuelle de l'employé (TIMSUM) spécifie l'année bancaire en cours.

Avec des années de référence individuelles, vous aurez besoin d'un outil que vous pourrez exécuter à chaque paie, qui roulera les banques de temps pour les employés dont la date d'anniversaire est la plus récente. qui reconduit les banques de temps des employés dont la date d'anniversaire se situe dans cette période de paie (ou dans le mois ou le mois à venir). période de paie (ou dans le mois à venir).

L'outil PREPAY permet d'effectuer cette opération.

Reprendre une banque de temps

Il existe plusieurs outils dans Umana pour faire rouler les banques de temps

A partir du registre de la banque de temps de l'employé

Cette méthode reconduit la banque pour un employé.

C'est un excellent moyen de tester vos règles. Passez sur un seul employé et voyez ce que vous obtenez. Si ce n'est pas le cas, supprimez la nouvelle année (créée par le report), modifiez vos règles et réessayez. .

Voir aussi Simulation mode ci-dessous.

Ouvrez la fenêtre BANQUE DE TEMPS pour l'employé.
Sélectionnez la banque actuelle de l'employé à reconduire.
Cliquez sur le bouton TOOLS et choisissez ROLL OVER TO NEXT YEAR.
- Cette opération permet de reporter l'année en cours sur l'année suivante.
- Cette option est particulièrement utile lorsque les employés ont des dates d'anniversaire individuelles.
Il existe également une option permettant de REDOUBLER LE REPORT à l'année en cours.
- Vous pouvez utiliser cette option après avoir ajouté une transaction à l'année précédente de l'employé, afin de vous assurer qu'elle est bien prise en compte. Vous pouvez utiliser cette option après avoir ajouté une transaction à l'année précédente de l'employé, afin de vous assurer qu'elle est incluse dans son montant reporté.

Depuis la fenêtre plan de présence.

Cette méthode permet de reporter la banque pour tous les employés ayant ce plan.

Dans la fenêtre du plan de présence, vous pouvez transférer la banque de tous les employés de ce plan.
Sélectionnez le plan et cliquez sur le menu Outils.

Cette méthode vous permet de reconduire tous les employés de cette banque Vous pouvez ici sélectionner les plans à reconduire.

Menu principal > Outils > Maintenance > Présence, Paie > Nouvel An : Reprendre les banques de temps

Cet outil vous permet de reconduire une banque en mode simulation. En Mode simulation Umana imprime ce qu'il a l'intention de faire sans réellement mettre à jour la base de données.

A partir de l'outil PREPAY

Si vous avez des dates d'anniversaire individuelles, vous pouvez utiliser le nouvel outil PREPAY pour les banques dont les dates d'anniversaire se situent pendant la période en cours.

Quand dois-je reconduire une banque ?

Ce n'est pas une question stupide !

Cela dépend du type d'année de référence : fixe ou individuel.

1. Banques à année de référence fixe

Pour ces banques, tous les employés sont généralement transférés en même temps.

(Vous pouvez également le faire par plan, voire pour un seul salarié).
Il y a des raisons de procéder à une reconduction anticipée et des raisons de procéder à une reconduction plus tardive. Il est même possible d'effectuer un transfert une fois, puis de le refaire. Cela peut même faire partie de votre stratégie normale.

Report tardif

Il est logique de procéder à un roulement après que toutes les transactions de l'année écoulée ont été saisies. Il s'agit d'une reconduction tardive. De cette façon, l'année précédente est clôturée et le solde final est soit encaissé, soit reporté sur la nouvelle année. Mais attendez...

Report anticipé

En fonction de vos règles, il se peut que vous calculiez les droits bancaires au moment où la banque est reconduite. Et il se peut que vous ayez besoin de déposer ces droits pour que les employés puissent connaître leurs soldes bancaires - éventuellement en les visualisant sur leurs fiches de paie - et pour qu'Umana puisse savoir si une demande d'absence est valable.

Faire les deux

Une solution de compromis consiste à faire les deux. (Oui, cela fonctionne vraiment.)

Reprendre la banque plus tôt que prévu pour calculer le nouveau droit. Le droit pour la nouvelle année ne dépend généralement pas du solde à la fin de l'année précédente.
Plus tard, lorsque toutes les transactions de l'année écoulée ont été enregistrées et traitées au cours de l'année précédente, refaire le calcul de la nouvelle année. l'année précédente, refaire le roulement. Cette fois-ci, il est possible d'encaisser le solde final, maintenant qu'il est connu avec certitude. maintenant qu'il est connu avec certitude.

2. Banques des années de référence individuelles

Vous voudrez reconduire les banques pour les employés dont l'année de référence individuelle (anniversaire) se termine dans la période de paie actuelle.

Cette opération doit être effectuée après que toutes les entrées de détails de présence ont été effectuées, mais avant que le salaire net ne soit calculé.

L'outil conçu à cet effet est le moteur PREPAY. Il dispose d'une option permettant de trouver ces employés et de les reconduire.

Il peut également repérer les employés qui auraient dû être transférés mais qui ne l'ont pas été.
Bien sûr, vous pouvez toujours ouvrir la fenêtre de la banque de temps d'un seul employé et le reconduire à partir de là.