Vue d'ensemble

À chaque année, les employés doivent déclarer leurs gains et payer leurs impôts.

Pour ce faire, ils recoivent des feuillets préscrits par le gouvernement – T4, T4A, Relevé-1, etc. – de la part de leurs employeur avec le détails de leurs gains pour l'année précédente.

• Les employés doivent soumettre leurs impôts au plus tard le 30 avril de chaque année. Deux mois plus tôt, soit la fin février, vous (l'employeur) devez leur faire parvenir leurs T4 (etc.) contenant le sommaire de leurs gains, qu'ils utiliseront pour calculer leurs impôts.
• Vous leurs envoyer les feuillets T4 et R1, soit en papier ou format PDF. Au même moment, vous devez envoyer cette information aux gouvernements en format fichiers XML.

Les gouvernements valideront l'information reçue de part et d'autre.

Ce sujet concerne la production et la soumission de ces feuillets.

Les Feuillets

Les feuillets les plus courants que vous devrez produire sont:

• T4 – État de la rénumération payée
• Relevé-1 (RL1) – Revenu d'emploi et revenus divers

D’autres feuillets que vous devrez peut-être produire incluent les formulaires

• T4A – État de revenu de pension, retraite, de rentes ou de d'autres sources
• Relevé-2 (RL2) – Revenus de retraite et rentes

Paramétrisation des feuillets

Chaque feuillet contient une série de cases.

Umana a une table de réference reference table pour chaque feuillet, avec une entrée pour chaque case contenue sur le feuille (plus plus des entrées cachés) L'entrée définit ce qui apparaît dans la case.

Il s'agit essentiellment d'un travail ponctuel. Votre première année, vous devez configurer ces cases, qui ne changent généralement pas beaucoup d’une année à l’autre. Vous devez quand même les vérifier pour vous assurer qu'ils sont encore correctes.

• L'année 2020 a été une exception avec l'apparition du Covid. Il y a eu plusieurs changements aux feuillets.
• L'ajout de nouveaux codes de paie peut affecter la configuration de vos T4 et R1
• Les T4 et R1 sont des feuillets standardisés. Nous pouvons vous aider à les paramétriser ainsi qu'en ajouter d'autres au besoin.

Produire les feuillets

L'objectif est de produire et distribuer un T4 et R1 pour chaque employé qui en a besoin.

Il y a essentiellement 3 étapes principales

1. Importer les ajustements aux feuillets ou corrections selon le besoin. Par exemple, vous pouvez avoir un logiciel séparé qui calcule la case 52, facteur d'équivalence, que vous allez importer, par la suite, dans Umana.

2. Valider et balancer les chiffres: Imprimer des rapports de contrôle et balancer les différents T4 (etc.) contre votre registre de paye et d’autres rapports.

3. Produire et distribuer les feuillets T4s (etc)individuel aux employés. Les feuillets de renseignements fiscaux peuvent être distribués de 4 façons:

   1. Imprimer et distribuer les feuillets papier

   2. Utiliser ESS (ESS - Rapports paie nette) pour mettre les feuillets de renseignements fiscaux à la disposition des employés pour qu’ils les récupèrent eux-mêmes. Les employés accèdent à cette option en allant à Top menu bar> Impression > ESS et ensuite selectionner le document qu'ils désirent accèder.

      L'employé ouvre une session de son dossier, clique sur Relevé dans son Dossier, et choisit le relevé qu'il désire imprimer.

   3. Utiliser le Portail pour donner accès aux employés à leur feuillets.

   4. Par courriel directement aux employés en utilisant l'option COURRIEL dans la Destination lors de la production des feuillets.

Transmettre au gouvernements

L'information T4 , et Releve-1, (etc) est transmit au gouvernement via un fichier format .XML. (Vous n'envoyez pas les feuillets en tant que tel.)

Umana a créé des exportations qui prennent les informations pour tous les employés pour chaque feuillet, et crée le .XML pour vous.

• Voir Produire et transmettre T4 XML
• Voir Produire et transmettre RL1 XML.

Au niveau fédéral, chaque EMPRNOs représente un compte CRA différent . Chaque fichier XML file doit contenir un seul EMPRNO.

Rapports Sommaire

Selon votre province et votre industrie, vous pourriez avoir divers rapports sommaires à produire ainsi que les sommaires T4.
Le Québec a le Relevé-1 summaire, CNESST and FDRCMO que les employeurs doivent soumettre.
Autres provinces peuvent avoir les rapports WCB or WSIB à produire.

• Voir T4 et RL1 sommaires et remises
• Voir Rapports provincial spéciaux