Processus de paie

La préparation de la paie est un processus complexe et minutieux. Voici un résumé des étapes à suivre et des outils fournis par Umana.

Processus de paie

Chaque entreprise a des procédures de paie différentes, notamment les suivantes :

  • Comment les heures sont-elles saisies ? Certaines entreprises saisissent les heures via des feuilles de temps, tandis que d'autres les importent à partir d'une pointeuse ou d'un autre système.
  • Comment calculer le salaire net. Le salaire net peut être calculé par Umana, ou peut être traité par un service externe ayant une interface avec Umana.

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Voir aussi :

1. Mise à jour des dossiers des employés

Il s'agit clairement d'un processus continu indépendant de la paie. Il est toutefois important que les dossiers des employés - en particulier les salaires - soient à jour avant que la paie ne soit effectuée.

Voici quelques tables de référence indispensables à l'établissement des fiches de paie :

2. Saisir, importer ou générer des heures travaillées

Voici quelques façons d'acquérir des heures :

  • Feuille de temps

  • Importation dans le détail des présences - Umana fournit une fonction générique d'importation à partir d'Excel (.xls), ainsi que des importations personnalisées à partir de pointeuses et d'autres systèmes.

  • Génération des salaires](VFPS://Topic/_5XC0XT3HD) Si seules les exceptions sont saisies, vous devez encore créer des heures de travail régulières. Cet outil peut également générer des salaires mensuels ou bimensuels.

3. Contrôler la qualité

De nombreux rapports sont disponibles dans le menu Print | Gross pay . Ils sont décrits dans la section Outils de contrôle de la rémunération brute. Pour apporter des corrections à la rémunération brute, utilisez la Fenêtre de détail des présences.

4. Calcul du salaire net

Il existe deux manières distinctes de calculer la paie :

1. Exportation vers un service de paie externe, par exemple Ceridian.
2. Utiliser le salaire net intégré dans Umana (meilleure solution).

4a. Exportation d'un fichier (pour la paie nette externe)

Si vous utilisez un service de paie externe, dans Umana vous créerez (exporterez) un fichier de transactions et de modifications via l'interface Export to net pay.

Ce fichier est ensuite lu (importé) par votre fournisseur net pay. Renseignez-vous auprès de votre fournisseur pour plus de détails. En général, le système de paie externe vous permet d'importer ce fichier en mode test. Le net pay le valide et vous donne les résultats (totaux), mais sans le finaliser.

Une fois le fichier importé dans la paie nette, imprimez un rapport récapitulatif à partir de votre système de paie nette. Validez le total des heures et des dollars par code de rémunération (option) avec le total dans Umana. Le rapport Earnings by option est spécialement conçu pour cet audit.

Une fois que tout s'additionne, finalisez la paie dans votre système de paye. Sinon, apportez les corrections souhaitées et recommencez le processus.

4b. Calcul du salaire net (Umana net pay)

Si vous utilisez Umana net pay, vous devrez d'abord calculer le salaire net (temporaire). Ensuite, vous devrez imprimer les rapports récapitulatifs de la rémunération nette et les comparer aux rapports de la rémunération brute.

Les rapports sur le salaire net sont disponibles via Print | Net pay dans la barre de menu et comprennent, entre autres, les éléments suivants

  • Ventilation du résumé net
  • Journal de paie par entité1
  • Versements (résumé)

Transactions générées au moment de la paie > Certaines transactions dans le "Détail des présences".

Certaines transactions dans le "Détail des présences" (fichier TIMEDT) peuvent être générées lors du calcul du salaire net ou de l'exportation vers un service de paye externe.

Ces transactions apparaissent dans l'onglet TEMP du détail des présences avant que la paie ne soit finalisée.

Ces transactions sont liées aux banques de temps lorsque la règle de la banque spécifie un droit calculé à chaque période de paie. Les transactions peuvent être uniquement des dépôts dans les banques de temps, ou elles peuvent être payées à l'employé. Les transactions payées sont généralement des vacances payées aux employés occasionnels à chaque paie.

Ces transactions se trouvent dans un fichier temporaire ("ADJUST") et sont visibles dans la fenêtre de détail des présences, sous un cinquième onglet (en bas) appelé "Temp". Elles sont combinées avec les transactions régulières (TIMEDT) lorsque la paie est finalisée. Si vous refaites la paie sans la finaliser, ces transactions sont à nouveau créées.

5. Finalisation de la paie

L'étape de finalisation s'applique à la fois à Umana net pay et à l'exportation via paye externe.

5a. Finalisation de Umana net pay[%%%]

Cette étape enregistre les transactions de salaire brut avec le numéro de la période de paie. Elle transfère également les transactions de paie dans un fichier permanent.

Pour finaliser la paie, ouvrez la période dans le calendrier de paie, cliquez sur l'icône Tools et sélectionnez "Finaliser la paie". Dans la fenêtre du calendrier, l'icône de la période devient verte une fois la paie finalisée.

Avant de finaliser la paie, vous pouvez refaire le calcul du salaire net sans problème. Chaque nouveau calcul remplacera le précédent.

Une fois la paie finalisée, procédez comme suit,

Vous devez également imprimer les différents rapports de salaire net, tels que :

  • Journal des salaires - résumé
  • Journal des salaires par employé
  • Journal de paie par entité1
  • Ventilation du salaire net
  • Versements (détail)
  • Fichiers de paie

5b. Finalisation du salaire net externe

Cette étape consiste à enregistrer les transactions de salaire brut avec le numéro de la période de paie. Elle désactive également les indicateurs de modification dans les fichiers des salariés, afin que les mêmes modifications ne soient pas exportées vers la rémunération nette. Voir mise à jour après la paie

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